Archivage

Glossaire
DUA : Durée d’utilité administrative ;
V : Conservation / versement aux Archives départementales ;
T : Tri (tri = avec soit classement soit élimination) ;
D : Destruction / élimination

Type de documents DUA Sort final Observations
ADMINISTRATION
Règlement intérieur 5 ans V
Projets d’école, projets d’action éducative (PAE)… Durée de validité du projet V
Organigrammes, listes des personnels. 5 ans V
Circulaires, instructions, notes du ministre, de l’Inspecteur d’Académie (IA), de l’Inspecteur de circonscription (IEN)… Durée de validité D
Agréments des intervenants extérieurs Durée de validité D

ÉLECTIONS
Election des représentants de parents Durant 2 mandats T
Tri dans le dossier élection comme suit :
–  Professions de foi 1 an V
–  Bulletins de vote 3 mois T Conserver un exemplaire des bulletins de vote.
–  Circulaires d’organisation Durant 2 mandats D
–  Arrêtés d’organisation
–  Listes électorales

CONSEILS
Conseils d’écoles : procès-verbaux de réunion 5 ans V Il convient de conserver la collection de l’établissement.
Conseil de maîtres, conseil des cycles : procès-verbaux de réunion 5 ans V

VIE SCOLAIRE
Registres matricules et/ou fichiers des élèves 50 ans V Les registres matricules n’existent que dans les écoles primaires. Ils permettent la délivrance d’attestation de scolarité aux anciens élèves.
Certificats d’admission, d’inscription (mairie) ou de radiation 1 an D
Dossiers scolaires (ou dossiers d’élèves) :

– Fiches de Renseignements sur l’élève et sa famille

–  Livret scolaire

–  Fiches de synthèse

–  Fiches individuelles d’orientation

–  Comptes rendus de rendez-vous

–  Eléments concernant l’assiduité des élèves

–  Eléments concernant les sanctions

 10 ou 50 ans

 

 T Ces dossiers permettent de délivrer les attestations de scolarité. La DUA de 50 ans peut être réduite à 10 si l’établissement possède un récapitulatif de la situation de l’élève (registre matricule, fichier des élèves, listes des élèves …)

Le dossier scolaire, en tout ou partie, n e doit pas être remis à l’élève, ni à la famille.
Registres d’appel journaliers 10 ans D La DUA se justifie par d’éventuelles enquêtes de justice.
Photographies de classe Sans objet V Les établissements doivent constituer un fonds iconographique à partir de l’exemplaire des photos remis par les photographes. Les photos doivent être datées.
Bulletins d’absences, mots d’excuses des parents, certificats médicaux 1 an D
Rappels aux familles 1 an D
Signalements au procureur, à la Caisse d’allocations familiales 1 an D
Manifestations et cérémonies : documents préparatoires ou définitifs ; discours ; photographies ; dossiers de presse 5 ans T Conserver les éléments les plus significatifs
Publications périodiques, journaux scolaires 3 ans C

SANTÉ
Dossiers d’accidents scolaires 30 ans T 30 ans à compter de la date de naissance de l’élève accidenté.

PÉDAGOGIE
Matériels : panneaux Rossignol (affichages pédagogiques), vidéos, etc. T Contacter les Archives départementales avant toute élimination.
Emplois du temps des classes 1 an V
Cahier journal du professeur 2 ans T
Progressions, programmations 2 ans T
Fiches de préparation et supports de cours 2 ans T Tri sélectif représentant la diversité des niveaux et des options.
Dossier de sortie scolaire 2 ans T
Autorisation de sortie scolaire 2 ans T

COMPTABILITÉ
Pieces justificatives dépenses (bons de commande, factures…) et recettes (titres de recettes, arrêtés de subventions) 10 ans D

BÂTIMENT
Visites périodiques de sécurité (Commission d’hygiène ou CHS, commission de sécurité incendie, commission de sécurité et de protection de la santé…) 5 ans V
Registres de sécurité des bâtiments et installations techniques 10 ans V
Travaux d’entretien (remplacement de menuiserie, voirie…) 10 ans T La DUA compte à compter de la réception des travaux, sauf contentieux.
Travaux exécutés en application d’une réglementation sur les constructions publiques (sécurité incendie, désamiantage…) 10 ans T La DUA compte à compter de la réception des travaux, sauf contentieux. Conserver systématiquement les procès-verbaux de réception définitive des travaux ainsi que les rapports de contrôle attestant la conformité des travaux à la réglementation.
Convention d’utilisation des locaux scolaires 5 ans D
Photographies des bâtiment